Przeglądając dowolne strony internetowe nie da się nie zauważyć wszechobecnych reklam dostosowanych do naszych potrzeb i zainteresowania. Bardzo popularnymi reklamami dostosowanymi do użytkowników biznesowych jest cała paleta różnych programów.
Na co komu oprogramowanie biznesowe?
Mogłoby się wydawać, iż reklamy te są totalnie bez sensu i nie mają żadnego znaczenia dla naszej firmy i tak w ogóle to my ich nie potrzebujemy. Nic bardziej mylnego. Dla firm, które swoją prace opierają o nowoczesne systemy biznesowe na pytanie czy mogliby zrezygnować z takiego oprogramowania każdy z nich odpowie, że nie. Można by porównać to nieco do pracy w ciemno, a nóż się uda. Bez odpowiedniego systemu informatycznego nie jesteśmy nawet w stanie stwierdzić w którym miejscu jest nasza firma, a niekiedy nawet czy nasza firma jest rentowna.
Mając te rzeczy na uwadze można podsumować powuższe zdania oraz pytanie w temacie tej sekcji. Oprogramowanie biznesowe jest kluczowym czynnikiem w prowadzeniu działalności biznesowej. Jest narzędziem, o który opiera się prowadzenie wszystkich, lub tych najważniejszych procesów przedsiębiorstwa.
Cechy systemów dla biznesu
Aby odpowiedzieć na to pytanie, wpierw trzeba wiedzieć jaki biznes i charakter pracy. Systemy są tak różne a przy obecnym boomie informatycznym praktycznie dla każdej działalności są inne systemy informatyczne i to w ilości, której pewnie nie jesteśmy sobie wyobrazić. Dlatego trudno jednoznacznie będzie odpowiedzieć na to pytanie.
Można jednak spróbować i podzielić wpierw to na kilka czynników:
System wspólny dla całego przedsiębiorstwa
Jest to najlepsza opcja i forma oprogramowania biznesowego. Nie zależnie od charakteru firmy jeden wspólny system informatyczny będzie najlepszym wyborem dla wszystkich.
Na przykładzie firmy z branży produkcyjnej, można sobie wyobrazić, iż taka firma powiada kilka kluczowych działów, do których na pewno zalicza się: produkcja, logistyka, sprzedaż, zasoby ludzkie. W takim przypadku nawet przy nie dużej firmie możemy sobie wyobrazić, iż jest nowe zamówienie od klienta na jakiś konkretny produkt w dużej ilości. Zaczyna się więc cała operacja złożona dziale księgowym od złożenia zlecenia od klienta. Mamy ustalony czas realizacji oraz cenę. Klienta nic innego nie interesuje. W firmie produkcyjnej muszą zachodzić odpowiednie procesy, akcja-reakcja.
A więc kolejnym krokiem jest stworzenie odpowiedniego planu oraz harmonogramu produkcji. Zakup odpowiednich surowców, wyodrębnienie zasobów ludzkich, dostępność maszyn, określenie kosztów produkcji. A więc już na tym etapie mamy kilka kluczowych czynników, które przenikają pomiędzy działami finansowymi, zasobów ludzkich, logistyką, magazynem oraz produkcją.
Nie powiadając jednego wspólnego systemu informatycznego (dla branży produkcji byłby to system ERP) wymiana informacji oraz danych byłaby nie lada wyzwaniem. Ciężko byłoby to wszystko zgrać w szybkim czasie bez błędów. Jeśli zamówienie zapisywane jest w arkuszu kalkulacyjnym konieczna była by weryfikacja w dziele logistycznym, tam z kolei inaczej się to wprowadza i generowane jest tzw: wąskie gardło. Przykład ten dobrze obrazuje jakie problemy mogą wynikać z baku jednego wspólnego systemu informatycznego.
W prawidłowym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa takie rzeczy dzieją się na porządku dziennym. W przypadku dużych firm produkcyjnych ilość zamówień jest ogromna. Po złożeniu zlecenia przez klienta każdy dział ma wgląd w zamówienie i może już przystępować do realizacji swojego procesu. harmonogram produkcji jest ustalany, z niego zostaje wygenerowane zamówienie do działu logistyki i zapotrzebowanie na surowce. Jest obliczany czas realizacji oraz koszty produkcji. Nie ma żadnego problemu z komunikacją oraz wymianą danych.
System dedykowany dla konkretnego działu naszej firmy
Jak wyżej zostało to opisane najlepszym wyborem jest jeden system informatyczny. Jednak są firmy, które zajmują się jedną specyfikacją i nie ma potrzeby wdrażania dużego systemu, który kosztowałby fortunę a nie do końca można by było wykorzystać jego możliwości. W przypadku firm konsultingowych będzie to całkiem inny dedykowany system, który będzie posiadał cechy dedykowane dla takich firm, ale nie będzie posiadał wsparcia sprzedaży, zamówień, ipt. Jak wyżej była mowa o firmach branży produkcyjnej to również pozostając w tej specyfice nie zawsze konieczne jest wdrażanie dużego systemu ERP. Oczywiście są różne rodzaje systemów, jedne z nakładką „lite” a więc odchudzone do minimum. I taka opcja również jest nie rzadko dobrym rozwiązaniem.
Jednak dla firm, które również zajmują się produkcją ale nie na tak dużą skalę wystarczającym rozwiązaniem są odrębne systemy. W zamówieniach wystarczy zwykły arkusz kalkulacyjny a w przypadku magazynu oraz logistyki jest dedykowany system informatyczny. Firmy takie zajmują się produkcją tylko stałych elementów. I nie ma tam również problemu z wymiana informacji.
Systemy analityczne
Jak w przypadku po co komu systemy biznesowe, tak samo można zapytać po co komu systemy analityczne.
Czy nie wystarczy, że mam jeden wspólny system, który swoim obszarem obejmuje wszystkie kluczowe obszary działalności mojej firmy? Nie ma problemu z wymianą informacji, dane są dostępne i bez błędów przekazywane pomiędzy różnymi działami. I można by było na to pytanie odpowiedzieć, że tak jest to wystarczające, pod warunkiem, że system został dobrze dobrany i wdrożony pod nasze konkretne oczekiwania i charakter firmy. A także jeśli nie … Systemy analityczne.
Ktoś kiedyś wymyślił taki termin, napisał oprogramowanie i można powiedzieć, że jest to bardzo dobre rozwiązanie do rozwoju przedsiębiorstwa.
Mając jeden wspólny system wsparty modułem analitycznym, który albo jest wspólny dla systemu, albo ma dostęp do wszystkich danych w systemie, a sam jest zewnętrznym narzędziem innego producenta.
Żeby móc określić stopień zaawansowania firmy, możliwości rozwoju, szybkość realizacji, wyeliminować wąskie gardła trzeba mieć do tego odpowiednie narzędzie. Systemy analityczne potrafią zebrać wszystkie dane i przetworzyć je w dane i analizy z każdego procesu.
Zasada jest taka, aby móc coś polepszać, rozwijać się wpierw trzeba to monitorować. Po jakimś czasie mając już dane chociażby roczne z całego systemu możemy przystąpić do analizy. Możemy z całą dokładnością i pewnością określić nasze słabe i mocne strony. Możemy korygować procesy, reagować na nagłe awarie, lub zmiany rynkowe.
Mając takie dane oraz umiejętnie jest wykorzystując możemy być pewnie, że nasza firma będzie się rozwijać co na pewno zobaczymy w różnych wykresach dzięki danych pochodzących z systemów analitycznych.
Jest to również pierwszy krok w kierunku lean manufacturing, a więc w odchudzonej produkcji. Ma ona na celu poprawę procesów naszej działalności.